Ngày 08/7/2021, Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực Bộ Tư pháp ban hành Công văn 614/HTQTCT-CT về việc hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực, theo đó Cục Hộ tịch, Quốc tịch và Chứng thực đã hướng dẫn các địa phương về đóng dấu giáp lai bản sao khi chứng thực trong văn bản điện tử, về lệ phí cấp bản sao văn bản điện tử và cách ghi số chứng thực bản sao.

1. Về đóng dấu giáp lai

Bản sao điển tử được chứng thực từ bản chính là văn bản điện tử thống nhất, định dạng .pdf. Pháp luật không quy định về việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản điện tử. Vì vậy, khi chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo quy định tại khoản 3, Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, cơ quan thực hiện chứng thực không thực hiện đóng dấu giáp lai.

2. Về cách ghi số chứng thực

Bản sao giấy được chứng thực từ bản chính và bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính được thực hiện theo các quy định tại các văn bản khác nhau nên mang hệ thống số khác nhau. Khi người dân có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan thực hiện chứng thực ghi số chứng thực theo quy định tại Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư số 01/2020/TT-BTP. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền chứng thực thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo yêu cầu của người dân thì phải thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP và lấy số theo quy trình cấp bản sao điện tử.

3. Về lệ phí cấp bản sao

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP thì bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện khi có yêu cầu của người dân, không quy định phải cấp đồng thời khi cấp bản sao từ bản chính theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Vì vậy, cơ quan thực hiện chứng thực chỉ thu phí bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao điện tử chứng thực từ bản chính khi người dân có yêu cầu chứng thực một trong hai thủ tục này. Trường hợp người dân có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, đồng thời yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thì cơ quan thực hiện chứng thực thực hiện thu phí cả hai thủ tục.