1. Công tác chỉ đạo, triển khai thực hiện Luật Thanh tra, Luật Công chứng, Luật Xử lý vi phạm hành chính và các văn bản hướng dẫn thi hành

- Công tác chỉ đạo, triển khai Luật Công chứng: Luật Công chứng ban hành ngày 20/6/2014, có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2015, Sở Tư pháp đã tham mưu cho UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch triển khai thi hành Luật Công chứng trên địa bàn tỉnh; tổ chức Hội nghị triển khai đến các sở, ban, ngành có liên quan, UBND cấp huyện, UBND cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh. Trong quá trình triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về công chứng, Sở cũng đã tham mưu cho UBND tỉnh ban hành: Quyết định số 11/2015/QĐ-UBND ngày 26/6/2015 ban hành kèm theo Quy định mức trần thù lao công chứng và thù lao dịch thuật trên địa bàn tỉnh; Quyết định số 08/2019/QĐ-UBND ngày 18/3/2019 ban hành kèm theo Quy định quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh; Quyết định 17/2021/QĐ-UBND ngày 29/6/2021 ban hành kèm theo Quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh; Quyết định số 2023/QĐ-UBND ngày 09/7/2021 phê duyệt Đề án tăng cường quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng giai đoạn 2021- 2025; Kế hoạch số 1030/KH-UBND ngày 30/3/2021 triển khai thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng…

- Công tác chỉ đạo, triển khai thực hiện Luật Thanh tra: Định kỳ hàng năm, trên cơ sở thống nhất với Thanh tra tỉnh và phê duyệt của UBND tỉnh; Sở Tư pháp đều ban hành Quyết định phê duyệt kế hoạch công tác thanh tra. Năm 2022, Giám đốc Sở Tư pháp đã ban hành Quyết định số 216/QĐ-STP ngày 15 tháng 12 năm 2021 phê duyệt Kế hoạch thanh tra của Sở Tư pháp năm 2022, trong đó: thực hiện thanh tra đối với 08 tổ chức hành nghề công chứng (đã thực hiện 07 cuộc và ban hành kết luận theo quy định, 01 cuộc không thực hiện do đối tượng thanh tra bị thu hồi Quyết định thành lập và Giấy đăng ký hoạt động) và kiểm tra việc thực hiện kết luận sau thanh tra đối với 01 tổ chức hành nghề công chứng.

- Công tác triển khai thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính: định kỳ hàng năm, Sở Tư pháp đều tham mưu cho UBND tỉnh ban hành về việc thực hiện công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính trên địa bàn, năm 2022 đã ban hành kế hoạch số 117/KH-UBND ngày 12/01/2022; Kế hoạch số 1214/KH-UBND ngày 04/5/2022 thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý, sử dụng tài sản công trên địa bàn tỉnh. Đồng thời, Sở đã ban hành Kế hoạch số 20/KH-STP ngày 25/8/2020 về việc triển khai thực hiện Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã.

- Công tác phổ biến, tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về công chứng, thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm hành chính luôn được Sở Tư pháp quan tâm, chú trọng. Ngay từ khi Luật Thanh tra, Luật công chứng, Luật Xử lý vi phạm hành chính được ban hành, Sở đã xây dựng và triển khai tuyên truyền, phổ biến thông qua các hình thức tuyên truyền phong phú, đa dạng như: trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang điện tử của tỉnh, các chuyên trang, chuyên mục của các cơ quan, đơn vị để giới thiệu, phổ biến nội dung của Luật đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân trên địa bàn tỉnh. Đồng thời, hàng năm, Sở Tư pháp xây dựng kế hoạch và phối hợp với Bộ Tư pháp, các cơ quan, đơn vị có liên quan, tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ về công chứng, xử lý vi phạm hành chính cho cán bộ, công chức, công chứng viên về kiến thức pháp luật, kỹ năng trong việc thực hiện công việc.

- Điều kiện đảm bảo cho công tác thi hành pháp luật về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm: Sở luôn quan tâm đầu tư kinh phí, trang thiết bị, cơ sở vật chất đảm bảo cho hoạt động của công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm hành chính. Thanh tra Sở Tư pháp hiện nay có 03 biên chế; có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu công việc được giao.

2. Tình hình thi hành pháp luật về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng

Trong niên độ báo cáo (từ ngày 01/01 đến ngày 30/11/2022):

- Thanh tra Sở đã tiến hành 07 cuộc thanh tra và 01 cuộc kiểm tra thực hiện kết luận sau thanh tra tại tổ chức hành nghề công chứng. Tổng số tổ chức hành nghề công chứng đã được thanh tra, kiểm tra là 08 tổ chức.

- Phòng Hành chính và bổ trợ tư pháp thực hiện 04 cuộc kiểm tra tại 04 tổ chức hành nghề công chứng.

- Quá trình thanh tra, kiểm tra, cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ luôn chấp hành đầy đủ quy định của pháp luật về thanh tra, công chứng, xử lý vi phạm hành chính. Việc lập biên bản vi phạm hành chính được thực hiện theo quy định của pháp luật, đảm bảo quyền được giải trình của tổ chức, cá nhân vi phạm. Qua công tác thanh tra, kiểm tra đã phát hiện và xử phạt vi phạm hành chính đối với 14 công chứng viên, 8 tổ chức hành nghề công chứng; với tổng số tiền xử phạt là 304 triệu đồng; tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên đối với 3 công chứng viên. Các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên đã chấp hành quyết định xử phạt đầy đủ, đúng quy định. Cụ thể:

+ Xử phạt vi phạm hành chính qua công tác thanh tra: xử phạt vi phạm hành chính đối với 11 công chứng viên, 5 tổ chức hành nghề công chứng với tổng số tiền 207 triệu đồng; đồng thời tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên đối với 3 công chứng viên.

+ Xử phạt vi phạm hành chính qua công tác kiểm tra: xử phạt vi phạm hành chính đối với 3 công chứng viên và 3 tổ chức hành nghề công chứng, với tổng số tiền 97 triệu đồng.

So với những năm trước, số cuộc thanh tra, kiểm tra đối với tổ chức hành nghề công chứng, tổng số vụ xử phạt, số tiền xử phạt đều tăng cao. Cụ thể:

+ Năm 2019: Thực hiện 5 cuộc thanh tra, kiểm tra đối với tổ chức hành nghề công chứng (trong đó: 04 cuộc thanh tra và 01 cuộc kiểm tra) và không có trường hợp nào bị xử phạt vi phạm hành chính.

+ Năm 2020: Thực hiện 05 cuộc thanh tra, kiểm tra đối với tổ chức hành nghề công chứng (trong đó: 02 cuộc thanh tra và 03 cuộc kiểm tra) xử phạt vi phạm hành chính đối với 04 công chứng viên, 01 tổ chức hành nghề công chứng với tổng số tiền 46 triệu đồng;

+ Năm 2021: Thực hiện 09 cuộc thanh tra, kiểm tra đối với tổ chức hành nghề công chứng (trong đó: 05 cuộc thanh tra, 01 cuộc kiểm tra sau thanh tra và 03 cuộc kiểm tra) xử phạt vi phạm hành chính đối với 09 công chứng viên, 4 tổ chức hành nghề công chứng với tổng số tiền 118,5 triệu đồng;

- Các vi phạm chủ yếu phát hiện qua thanh tra lĩnh vực công chứng: thu phí chứng thực bản sao từ bản chính, phí chứng thực chữ ký chưa đủ theo quy định. Thực hiện quy định về niêm yết, lưu trữ hồ sơ chưa đầy đủ, chưa đúng theo quy định. Công chứng một số hợp đồng, giao dịch trái quy định của pháp luật. Còn tình trạng sử dụng mẫu lời chứng chưa đảm bảo theo quy định; lưu trữ hồ sơ công chứng chưa đầy đủ, lưu gộp hồ sơ, thiếu phiếu yêu cầu công chứng; sử dụng giấy tờ tùy thân hết hạn sử dụng; sử dụng giấy tờ hộ tịch không đúng quy định; sửa lỗi kỹ thuật chưa đúng; không thực hiện việc đánh số trang lời chứng; tiếp nhận giấy tờ do người yêu cầu công chứng cung cấp nhưng không xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính; công chứng viên còn ký nháy vào từng trang của văn bản công chứng; công chứng bản dịch giấy tờ chưa được hợp pháp hóa. Lập, cập nhật một số loại sổ sách trong hoạt động công chứng, chứng thực chưa đúng quy định, Lập, quản lý, sử dụng sổ trong hoạt động công chứng hoặc sử dụng biểu mẫu không đúng quy định; Sử dụng biển hiệu không đúng mẫu; ; Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp không bảo đảm mức phí tối thiểu hoặc không đúng thời hạn hoặc không đầy đủ cho tất cả công chứng viên của tổ chức mình theo quy định; Chưa tuân thủ đúng pháp luật về hợp đồng lao động, về BHXH, BHYT đối với người lao động làm việc tại tổ chức mình theo quy định; Tham gia không đầy đủ nghĩa vụ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm theo quy định …

Qua công tác thanh tra, kiểm tra lĩnh vực công chứng, không phát hiện vụ việc vượt quá thẩm quyền phải chuyển cấp trên hoặc chuyển để xử lý hình sự.

- Việc thực hiện chế độ thống kê, báo cáo về công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong hoạt động công chứng được thực hiện đầy đủ, đảm bảo thời gian, chất lượng.

- Hồ sơ thanh tra, kiểm tra và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng được lưu tại trụ sở Sở Tư pháp, đầy đủ, khoa học, gọn gàng và được phân loại theo năm để dễ dàng tra cứu.

3. Khó khăn, vướng mắc

- Tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức như: công chứng ngoài trụ sở không đảm bảo quy định, trích phần trăm, hoa hồng cho các tổ chức tín dụng; Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất…. vẫn xảy ra ở một số tổ chức hành nghề công chứng.

- Việc tuân thủ quy tắc đạo đức và ứng xử nghề nghiệp công chứng viên tại một số tổ chức hành nghề công chứng, nhận thức chưa đầy đủ, chưa trở thành ý thức tự giác trong hoạt động hành nghề; chấp hành chưa nghiêm các quy định của pháp luật về công chứng, đạo đức hành nghề công chứng.

- Sự phối hợp giữa cơ quan quản lý nhà nước về công chứng với các cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, các cơ quan, tổ chức hữu quan chưa chặt chẽ dẫn đến việc quản lý nhà nước thiếu thông tin và hiệu quả chưa cao.

4. Những bất cập qua thực hiện Luật Thanh tra, Luật Công chứng, Luật Xử lý vi phạm hành chính và các văn bản thi hành có liên quan

- Một số quy định của Luật Công chứng còn bất cập, khó thực hiện như: quy định việc đặt tên Văn phòng công chứng theo tên công chứng viên, không quy định giới hạn độ tuổi của công chứng viên, Công chứng viên chịu trách nhiệm toàn bộ nội dung của bản dịch, chưa có sự thống nhất trong cách hiểu để xác định lý do chính đáng trong trường hợp công chứng ngoài trụ sở …

- Một số quy định của Luật xử lý vi phạm hành chính còn chưa đầy đủ như: không có quy định xử lý đối với những quyết định xử phạt vi phạt hành chính đã được thi hành nhưng sau đó có sửa đổi, bổ sung; không có quy định trong việc tạm hoãn, miễn giảm hình phạt đối với trường hợp hình phạt chính hoặc bổ sung không phải là phạt tiền; chưa quy định rõ việc xác định một vụ việc theo Điều 52, Điều 58 của Luật…

5. Đề xuất, kiến nghị

- Tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung; đề xuất, kiến nghị hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật nhằm bảo đảm sự thống nhất, đồng bộ giữa pháp luật về công chứng với pháp luật có liên quan, bao gồm pháp luật về dân sự, đất đai, nhà ở, đầu tư, chứng thực, biện pháp bảo đảm, thi hành án dân sự...

- Bộ Tư pháp hướng dẫn một số khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện các quy định của pháp luật về công chứng làm cơ sở để các địa phương thực hiện thống nhất. Có văn bản hướng dẫn việc thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng (liên quan đến trình tự, kinh phí thực hiện thí điểm liên thông thủ tục công chứng, đăng ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất và thuế).

- Đề nghị các Bộ, ngành có liên quan sớm chỉ đạo ngành dọc của mình triển khai việc kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu về đất đai, nhà ở, doanh nghiệp, thuế, dân cư với sơ sở dữ liệu công chứng đảm bảo việc kết nối liên thông giữa các sở, ngành với các tổ chức hành nghề công chứng.

- Nghiên cứu, xây dựng Đề án chuyển đổi số trong hoạt động công chứng; hoàn thành việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về công chứng của từng địa phương, tiến tới xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc để tăng cường tính chuyên nghiệp, hiệu quả và an toàn của hoạt động công chứng.