Luật Công chứng được Quốc hội ban hành ngày 20 tháng 6 năm 2014, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2015, UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch triển khai thi hành Luật Công chứng trên địa bàn tỉnh. Tổ chức Hội nghị triển khai đến các sở, ban, ngành có liên quan, UBND cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, và các tổ chức hành nghề chứng, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh. Đồng thời, tuyên truyền, phổ biến những nội dung cơ bản của Luật Công chứng năm 2014 thông qua các hình thức tuyên truyền phong phú, đa dạng như: trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang điện tử của tỉnh, các chuyên trang, chuyên mục của các cơ quan, đơn vị; lồng ghép việc tuyên truyền Luật Công chứng trong các cuộc họp giao ban hàng tháng, quý, hội nghị tổng kết năm để giới thiệu, phổ biến nội dung của Luật Công chứng năm 2014 đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân trên địa bàn tỉnh. Tại các tổ chức hành nghề công chứng, việc tuyên truyền, phổ biến Luật Công chứng đến người dân được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như: niêm yết bộ thủ tục hành chính về công chứng, mức trần thù lao công chứng, thù lao dịch thuật tại trụ sở, nội quy, trình tự, thủ tục công chứng; trong quá trình hành nghề, các công chứng viên tuyên truyền về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, giải thích cho người dân hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng. Qua đó giúp nâng cao nhận thức của cán bộ ở các cơ quan, tổ chức và nhân dân về ý nghĩa, vai trò và tầm quan trọng của hoạt động công chứng trong đời sống xã hội.

Thực hiện Luật Công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo Sở Tư pháp phối hợp với các sở, ngành liên quan tiến hành rà soát, chuẩn hóa các quy trình, thủ tục liên quan đến lĩnh vực công chứng. Căn cứ vào hướng dẫn của Bộ Tư pháp, ngày 01/9/2017, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 2670/QĐ-UBND công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi, chức năng quản lý của Sở Tư pháp, trong đó công bố 41 thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực công chứng, (thực hiện tại sở Tư pháp là 29 thủ tục, tại các tổ chức hành nghề công chứng là 12 thủ tục). Đồng thời xây dựng quy trình thực hiện theo ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo đơn giản, nhanh gọn đối với cá nhân, tổ chức có yêu cầu; xây dựng quy trình thực hiện 29 thủ tục hành chính lĩnh vực công chứng thực hiện tại Trung tâm phục vụ hành chính công của tỉnh.

Trước năm 2014 khi Luật Công chứng ban hành, số lượng công chứng viên là 40 người, hiện nay toàn tỉnh có là 48 công chứng viên hành nghề tại các tổ chức hành nghề công chứng, tăng 8 người so với năm 2014; 100% công chứng viên đều có trình độ cử nhân Luật, phần lớn đều qua các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghề công chứng được Học viện Tư pháp cấp chứng chỉ đào tạo và Bộ Tư pháp bổ nhiệm đáp ứng kịp thời nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức. Bên cạnh đó, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh cũng có đội ngũ chuyên viên giúp việc được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn phù hợp, là yếu tố bổ trợ quan trọng, giúp cho các tổ chức hành nghề công chứng hoạt động hiệu quả, đúng pháp luật.

Thực hiện Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020” đến năm 2015 tỉnh Hải Dương đã phát triển 17 tổ chức hành nghề công chứng , trong đó có 02 Phòng công chứng và 15 Văn phòng công chứng (đạt 100% chỉ tiêu theo quy hoạch). Sau khi Luật Công chứng có hiệu lực và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 luật có liên quan đến quy hoạch năm 2018 được ban hành, UBND tỉnh Hải Dương đã ban hành Quyết định cho phép thành lập 5 Văn phòng công chứng tại Thành phố Hải Dương, Thành phố Chí Linh, Thị xã Kinh Môn, huyện Gia Lộc, huyện Thanh Hà, nâng tổng số tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh thành 22 tổ chức. Việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng trong thời gian qua đã từng bước hiện thực hóa chủ trương xã hội hóa công chứng, giảm áp lực lên bộ máy chính quyền cơ sở, tạo điều kiện cho người dân có thêm sự lựa chọn trong việc thực hiện yêu cầu công chứng, tính an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch được đảm bảo cao hơn, quy mô tổ chức hoạt động công chứng cũng từng bước phát triển theo hướng chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, các tổ chức hành nghề công chứng đã chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ. Tại trụ sở, các tổ chức hành nghề công chứng đều thực hiện việc niêm yết công khai Bộ thủ tục hành chính về công chứng. Việc công chứng các hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng có tính chuyên nghiệp cao, đảm bảo tính chính xác, tuân thủ pháp luật, hồ sơ văn bản công chứng được lưu giữ khoa học, đầy đủ. Thông qua quá trình tác nghiệp, các tổ chức hành nghề công chứng đã tích cực tuyên truyền, tư vấn cho cá nhân, tổ chức những quy định của pháp luật, nâng cao nhận thức và ý thức tuân thủ pháp luật cho người dân. Trong 5 năm, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh đã thực hiện công chứng 327.992 việc, chứng thực 250.085 việc, tổng số phí công chứng thu được là 110,405 tỷ đồng, tổng số phí chứng thực thu được là 2,147 tỷ đồng, tổng số thù lao công chứng thu được là 9, 081 tỷ đồng. Tổng số tiền nộp ngân sách nhà nước, nộp thuế là 15,629 tỷ đồng.

UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 11/2015/QĐ-UBND ngày 26/6/2015 về Ban hành mức trần thù lao công chứng và thù lao dịch thuật trên địa bàn tỉnh Hải Dương. Trên cơ sở Quyết định của UBND tỉnh, Sở Tư pháp đã có Công văn chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng căn cứ vào tình hình thực tế xây dựng mức thù lao công chứng của tổ chức mình cho phù hợp và niêm yết công khai tại trụ sở theo quy định. Việc áp dụng mức trần thù lao công chứng và thù lao dịch thuật đã góp phần giảm thiểu tình trạng thu tù lao tùy tiện, cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng.

Ngày 18/05/2015, UBND tỉnh đã phê chuẩn chủ trương đầu tư dự án Xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin quản lý hoạt động động công chứng trên địa bàn tỉnh. UBND tỉnh đã giao Sở thông tin và Truyền thông thẩm định, Sở Tài chính hướng dẫn Sở Tư pháp triển khai, thực hiện Đề án theo quy định hiện hành. Từ ngày 01/01/2016 đã vận hành hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Phần mềm có tác dụng hỗ trợ hiệu quả trong việc ngăn chặn các đối tượng lừa đảo, hạn chế rủi ro trong hoạt động công chứng, chứng thực; đảm bảo lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức. UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 11/2017/QĐ-UBND ngày 09/6/2017 ban hành Quy chế quản lý cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Hải Dương; Quyết định số 08/2019/QĐ-UBND ngày 18/3/2019 ban hành quy định quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Hải Dương; nhằm tạo khung pháp lý thống nhất trong việc quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm này. Đến nay, tỉnh đã triển khai sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực cho 22 tổ chức hành nghề công chứng, 12 phòng Tư pháp cấp huyện và 235 xã, phường, thị trấn để thực hiện cập nhật thường xuyên, đủ dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên hệ thống. Tính đến thời điểm hiện tại, trên phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đã cập nhật 236.780 hợp đồng, giao dịch; 240.604 dữ liệu tài sản; 1.117.788 dữ liệu đương sự.

UBND tỉnh giao cho Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan, địa phương trên địa bàn tỉnh, đặc biệt như phối hợp với Sở Tài nguyên và môi trường, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, UBND các huyện, thành phố, thị xã trong việc chỉ đạo, hướng dẫn, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc cho các tổ chức hành nghề công chứng, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, các tổ chức tín dụng, UBND các xã, phường, thị trấn và các cơ quan liên quan đảm bảo giải quyết hồ sơ công chứng được nhanh chóng, thuận tiện và đúng pháp luật. Giao Sở Tư pháp phối hợp với Hội công chứng viên tỉnh Hải Dương tiến hành giao ban với các tổ chức hành nghề công chứng hàng quý, qua mỗi buổi giao ban, Sở Tư pháp đã kịp thời quán triệt các quy định pháp luật mới liên quan đến công chứng và hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc về chuyên môn, nghiệp vụ công chứng, đảm bảo cho đội ngũ công chứng viên trên địa bàn tỉnh áp dụng thống nhất và chính xác pháp luật khi thực hiện công chứng. Đảm bảo các hợp đồng, giao dịch khi được công chứng đúng pháp luật và phù hợp với đạo đức xã hội.

Việc tổ chức tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng hành nghề và đạo đức nghề nghiệp công chứng luôn được Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên tỉnh phối hợp tổ chức thực hiện đúng theo quy định của Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng, các hội viên của Hội công chứng viên đều tham gia đầy đủ, tích cực. Nội dung bồi dưỡng tập trung vào những vấn đề xảy ra thực tiễn hành nghề công chứng tại địa phương như: xác định tài sản chung vợ chồng và một số vấn đề về Luật Hôn nhân gia đình có liên quan đến công chứng; vấn đề hộ gia đình tham gia công chứng; một số vẫn đề về Luật Hộ tịch, Luật Đất đai cần quan tâm; kỹ năng soạn thảo văn bản tặng cho, chuyển nhượng tài sản, kỹ năng tiếp xúc khách hàng, kỹ năng nhận diện giấy tờ giả,... Hàng năm, giao Sở Tư pháp xây dựng kế hoạch và phối hợp với Cục đăng ký quốc gia Giao dịch bảo đảm Bộ Tư pháp, các cơ quan, đơn vị có liên quan, tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ về công chứng và pháp luật về giao dịch bảo đảm cho các công chứng viên và cán bộ của các tổ chức hành nghề công chứng; các tổ chức tín dụng; chi nhánh các tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh, nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ và tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong hoạt động công chứng. Ngoài ra, tạo điều kiện để đội ngũ công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức pháp luật, chuyên môn nghiệp vụ do Sở Tư pháp tổ chức.

UBND tỉnh giao Sở Tư pháp hàng năm xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra đối với các tổ chức hành nghề công chứng. Yêu cầu về thanh tra, kiểm tra được xác định tập trung vào các nội dung như: Việc chấp hành các văn bản chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền; việc đảm bảo các điều kiện về trụ sở, cơ sở vật chất cho hoạt động công chứng; việc bố trí nhân sự, thực hiện các quy định của pháp luật về lao động đối với người lao động của tổ chức hành nghề công chứng; việc niêm yết và tuân thủ các quy định về trình tự, thủ tục, phí công chứng; việc thực hiện các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước...

Từ năm 2015 đến nay, Sở Tư pháp đã tổ chức 14 cuộc thanh tra theo kế hoạch, 02 cuộc phối hợp với Bộ Tư pháp thanh tra theo kế hoạch của Bộ; tổ chức kiểm tra 14 cuộc. Kết quả, Sở đã ban hành 02 quyết định xử phạt vi phạm hành chính với số tiền 3 triệu đồng.

Qua thanh tra, kiểm tra, giám sát cho thấy, nhìn chung các tổ chức hành nghề công chứng đã có trụ sở, cơ sở vật chất đảm bảo cho việc thực hiện công chứng; thực hiện mở sổ sách tài chính - kế toán, đăng ký mã số thuế, sử dụng hóa đơn tài chính và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước theo quy định của pháp luật. Các tổ chức hành nghề công chứng đã được hoàn thiện về tổ chức, bộ máy, cũng như đầu tư cơ sở vật chất và giải quyết một lượng lớn các yêu cầu công chứng của công dân, tổ chức. Đội ngũ nhân viên của các tổ chức hành nghề công chứng có trình độ chuyên môn phù hợp, được tuyển chọn và sử dụng trên cơ sở hiệu quả làm việc thực tế. Trình tự, thủ tục thực hiện công chứng cơ bản tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Các cấp, các ngành đã ngày càng nhận thức được vị trí, vai trò của công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng và hoạt động công chứng tại địa phương. UBND tỉnh đã làm tốt công tác quản lý nhà nước đối với tổ chức và hoạt động hành nghề công chứng, giải quyết bảo đảm đúng hạn, đúng quy định pháp luật đối với các thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng. Đặc biệt là việc đảm bảo tính ổn định, không gây xáo trộn địa bàn của các Văn phòng công chứng.

Sau 5 năm thực hiện Luật Công chứng, hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh đã đi vào ổn định, không ngừng nâng cao về chất lượng và phát triển về số lượng, quy mô tổ chức và hoạt động công chứng cũng từng bước phát triển theo hướng chuyên nghiệp, tạo điều kiện cho các tổ chức cá nhân thực hiện yêu cầu công chứng nhanh chóng, thuận lợi hơn, tiết kiệm được thời gian, chi phí.

Những kết quả đạt được đã khẳng định Luật đã thực sự đi vào cuộc sống đáp ứng được nhu cầu của các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh, khẳng định tính đúng đắn của chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng.