Đánh giá tác động của thủ tục hành chính trong đề nghị xây dựng văn bản là việc nghiên cứu, xem xét về sự cần thiết, tính hợp pháp, tính hợp lý và chi phí tuân thủ thủ tục hành chính nhằm lựa chọn phương án, giải pháp tối ưu để thực hiện chính sách. Trong soạn thảo dự án, dự thảo văn bản là việc nghiên cứu, xem xét về sự cần thiết, tính hợp pháp, tính hợp lý và chi phí tuân thủ thủ tục hành chính đã được lựa chọn hoặc cân nhắc, lựa chọn phương án, giải pháp tối ưu cho việc ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ thủ tục hành chính.

Thông tư số 03/2022/TT-BTP ngày 10/02/2022 quy định rõ việc đánh giá thủ tục hành chính trong giai đoạn soạn thảo dự án, dự thảo văn bản cụ thể như sau:

1. Quy trình đánh giá tác động của thủ tục hành chính trong soạn thảo dự án, dự thảo văn bản

- Thời điểm đánh giá tác động

Việc đánh giá tác động của thủ tục hành chính được tiến hành trong quá trình soạn thảo dự án, dự thảo văn bản và phải hoàn thành trước khi gửi hồ sơ cho cơ quan thẩm định dự án, dự thảo văn bản.

- Cơ quan chủ trì soạn thảo dự án, dự thảo văn bản thực hiện đánh giá tác động của thủ tục hành chính theo các bước sau:

+ Tiến hành đánh giá tác động của thủ tục hành chính

Cơ quan chủ trì soạn thảo căn cứ quy định tại Điều 11, 12 Thông tư số 03/2022/TT-BTP ngày 10/02/2022 và sử dụng Biểu mẫu đánh giá tác động của thủ tục hành chính dự kiến ban hành mới trong dự án, dự thảo văn bản hoặc Biểu mẫu đánh giá tác động của thủ tục hành chính được quy định chi tiết hoặc được sửa đổi, bổ sung trong dự án, dự thảo văn bản, Biểu mẫu tính chi phí tuân thủ thủ tục hành chính trong dự án, dự thảo văn để đánh giá về sự cần thiết, tính hợp pháp, tính hợp lý và chi phí tuân thủ thủ tục hành chính.

Đối với thủ tục hành chính đã được đánh giá trong lập đề nghị xây dựng văn bản thì trong soạn thảo dự án, dự thảo văn bản, cơ quan chủ trì soạn thảo có thể tiếp tục sử dụng kết quả đánh giá đã thực hiện và đánh giá bổ sung đối với những nội dung khác theo quy định tại Điều 11, 12 của Thông tư số 03/2022/TT-BTP ngày 10/02/2022.

- Hoàn thiện các quy định thủ tục hành chính

Trong quá trình đánh giá tác động, nếu thủ tục hành chính được xác định là không cần thiết hoặc không đúng thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật thì cơ quan chủ trì soạn thảo không tiến hành việc đánh giá và không quy định thủ tục hành chính trong dự án, dự thảo văn bản.

Nếu thủ tục hành chính được xác định là cần thiết, ban hành theo đúng thẩm quyền thì tiếp tục đánh giá tác động của thủ tục hành chính và căn cứ kết quả đánh giá, cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh sửa, hoàn thiện quy định về thủ tục hành chính.

- Tổng hợp kết quả đánh giá tác động của thủ tục hành chính

Sau khi đánh giá tác động của thủ tục hành chính, cơ quan chủ trì soạn thảo tổng hợp kết quả đánh giá vào nội dung Bản đánh giá thủ tục hành chính của dự án, dự thảo văn bản.

Đối với việc đánh giá tác động của thủ tục hành chính tại dự thảo nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, dự thảo quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì cơ quan chủ trì soạn thảo tổng hợp kết quả đánh giá tác động của thủ tục hành chính vào Tờ trình dự thảo nghị quyết, quyết định đó.

2. Đánh giá tác động của thủ tục hành chính dự kiến ban hành mới trong soạn thảo dự án, dự thảo văn bản

- Cơ quan chủ trì soạn thảo đánh giá sự cần thiết của thủ tục hành chính theo các nội dung quy định tại Điều 6 của Thông tư số 03/2022/TT-BTP ngày 10/02/2022.

- Cơ quan chủ trì soạn thảo đánh giá tính hợp pháp của thủ tục hành chính theo các nội dung sau đây:

+ Thủ tục hành chính phải được ban hành theo đúng thẩm quyền được quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 (được sửa đổi, bổ sung năm 2020) và các quy định của pháp luật về kiểm soát thủ tục hành chính;

+ Nội dung quy định thủ tục hành chính có sự thống nhất trong cùng một văn bản; không trái với các văn bản quy phạm pháp luật khác, điều ước quốc tế có liên quan mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

- Cơ quan chủ trì soạn thảo đánh giá tính hợp lý đối với các bộ phận của thủ tục hành chính theo các nội dung sau đây:

+ Các bộ phận của thủ tục hành chính, gồm: tên thủ tục hành chính, đối tượng thực hiện thủ tục hành chính và cơ quan giải quyết thủ tục hành chính được đánh giá theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Thông tư số 03/2022/TT-BTP.

+ Trình tự thực hiện thủ tục hành chính

Trình tự thực hiện thủ tục hành chính được quy định rõ ràng, cụ thể các bước thực hiện; phân định rõ trách nhiệm và nội dung công việc của cơ quan nhà nước và cá nhân, tổ chức khi tham gia thực hiện. Đồng thời, các bước thực hiện phải được sắp xếp theo thứ tự phù hợp về thời gian, quy trình và cấp có thẩm quyền xử lý; áp dụng tối đa cơ chế liên thông; tăng cường giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

- Cách thức thực hiện thủ tục hành chính

Cách thức thực hiện thủ tục hành chính được quy định rõ ràng, cụ thể, đa dạng về cách thức nộp hồ sơ và nhận kết quả, phù hợp với điều kiện của cơ quan giải quyết thủ tục hành chính và tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho cá nhân, tổ chức với chi phí thấp nhất.

- Thành phần, số lượng hồ sơ

Hồ sơ để giải quyết thủ tục hành chính được quy định rõ ràng, cụ thể về tên, hình thức của từng thành phần hồ sơ, số lượng bộ hồ sơ.

Thành phần hồ sơ, số lượng bộ hồ sơ phải thực sự cần thiết cho việc giải quyết thủ tục hành chính, đáp ứng được tiêu chuẩn, điều kiện được pháp luật quy định, bảo đảm mục tiêu quản lý nhà nước; thành phần hồ sơ không trùng với thành phần hồ sơ của một thủ tục hành chính khác có kết quả là thành phần hồ sơ của thủ tục hành chính dự kiến quy định hoặc thành phần hồ sơ là kết quả do chính cơ quan giải quyết thủ tục hành chính đang quản lý; không yêu cầu cung cấp đối với giấy tờ, hồ sơ đã được lưu trữ trong cơ quan tiếp nhận, giải quyết hoặc đã có sự kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan, tổ chức theo quy định; hình thức của thành phần hồ sơ phải đa dạng, dễ thực hiện.

Đối với thủ tục hành chính được thực hiện trên môi trường điện tử thì việc quy định hồ sơ điện tử phải phù hợp với quy định pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Đối với thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa quốc gia, một cửa ASEAN và kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa xuất, nhập khẩu thì việc quy định hồ sơ phải phù hợp với quy định pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa quốc gia, một cửa ASEAN và kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa xuất, nhập khẩu.

- Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính

Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được quy định rõ ràng, cụ thể, trong đó quy định rõ tổng thời gian giải quyết thủ tục hành chính từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định đến khi trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Việc quy định thời gian giải quyết thủ tục hành chính phải bảo đảm tiết kiệm thời gian cho cá nhân, tổ chức và phù hợp với khả năng của cơ quan giải quyết thủ tục hành chính.

Trong trường hợp một thủ tục hành chính do nhiều cơ quan có thẩm quyền giải quyết hoặc phối hợp giải quyết thì quy định rõ ràng, đầy đủ thời hạn giải quyết của từng cơ quan và cách thức, thời hạn chuyển giao hồ sơ giữa các cơ quan.

- Phí, lệ phí và các chi phí khác (nếu có)

Phí, lệ phí và các chi phí khác (nếu có) được quy định rõ ràng, cụ thể; cơ bản bù đắp chi phí và mang tính phục vụ khi cơ quan nhà nước thực hiện giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức; bảo đảm cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết cho cá nhân, tổ chức; có tính đến đặc điểm từng vùng miền, từng đối tượng thực hiện, từng lĩnh vực và thông lệ quốc tế.

- Mẫu đơn, tờ khai

Thủ tục hành chính có quy định đơn, tờ khai thì đơn, tờ khai phải được mẫu hóa, điện tử hóa theo quy định.

Mẫu đơn, tờ khai phải rõ ràng, ngắn gọn, thực sự cần thiết cho việc giải quyết thủ tục hành chính, tăng tính chịu trách nhiệm của cá nhân, tổ chức đối với những nội dung tại đơn, tờ khai.

Mẫu đơn, tờ khai không được yêu cầu thêm điều kiện, hồ sơ, giấy tờ không có trong quy định tại văn bản quy phạm pháp luật đó.

Trong trường hợp đơn, tờ khai cần phải có xác nhận của cơ quan, người có thẩm quyền thì quy định rõ cơ quan, người có thẩm quyền xác nhận và nội dung xác nhận.

- Yêu cầu, điều kiện

Yêu cầu, điều kiện của thủ tục hành chính được quy định rõ ràng, cụ thể, cần thiết đối với yêu cầu quản lý nhà nước, phù hợp với khả năng đáp ứng của cá nhân, tổ chức; bảo đảm sự công bằng giữa các cá nhân, giữa các tổ chức, giữa cá nhân với tổ chức, giữa các ngành, lĩnh vực, giữa các vùng miền, giữa trong nước với ngoài nước; phân định rõ trách nhiệm chứng minh yêu cầu, điều kiện; trong yêu cầu, điều kiện không được quy định các nội dung phát sinh thêm các hồ sơ, giấy tờ cá nhân, tổ chức phải nộp ngoài những thành phần hồ sơ đã được quy định.

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính

Hình thức (bản giấy hoặc bản điện tử), thời hạn, phạm vi và điều kiện có hiệu lực (nếu có) của kết quả thực hiện thủ tục hành chính được quy định rõ ràng, thuận tiện, phù hợp với yêu cầu quản lý nhà nước, với quyền, nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và tình hình thực tiễn.

3. Đánh giá tác động của thủ tục hành chính được quy định chi tiết hoặc được sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ

- Trong trường hợp Luật, nghị quyết của Quốc hội chưa quy định đầy đủ các bộ phận tạo thành một thủ tục hành chính và giao cho cơ quan cấp dưới quy định đầy đủ, chi tiết thì cơ quan chủ trì soạn thảo tiến hành đánh giá tác động đối với những bộ phận tạo thành của thủ tục hành chính được giao quy định đầy đủ, chi tiết theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 03/2022/TT-BTP ngày 10/02/2022 và sử dụng Biểu mẫu đánh giá tác động của thủ tục hành chính được quy định chi tiết hoặc được sửa đổi, bổ sung trong dự án, dự thảo văn bản.

Trường hợp thủ tục hành chính được giao quy định chi tiết là thủ tục hành chính mới ban hành thì cơ quan chủ trì soạn thảo thực hiện việc tính chi phí tuân thủ thủ tục hành chính theo quy định tại khoản 4 Điều 11 Thông tư số 03/2022/TT-BTP ngày 10/02/2022. Trường hợp thủ tục hành chính được giao quy định chi tiết là thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thì cơ quan chủ trì soạn thảo thực hiện việc tính chi phí tuân thủ thủ tục hành chính theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Thông tư số 03/2022/TT-BTP ngày 10/02/2022.

- Đối với thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, cơ quan chủ trì soạn thảo tiến hành đánh giá tác động đối với những bộ phận tạo thành của thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại Điều 11 số 03/2022/TT-BTP ngày 10/02/2022 và sử dụng Biểu mẫu đánh giá tác động của thủ tục hành chính được quy định chi tiết hoặc được sửa đổi, bổ sung trong dự án, dự thảo văn.

Ngoài việc đánh giá tác động, cơ quan chủ trì soạn thảo phải thuyết minh rõ tính đơn giản cũng như những ưu điểm của thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung và lợi ích về chi phí. Trường hợp sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật có quy định thủ tục hành chính được ban hành trước ngày 01 tháng 7 năm 2016 thì phải bảo đảm nguyên tắc theo quy định tại khoản 4 Điều 172 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 (được sửa đổi, bổ sung năm 2020).

- Đối với thủ tục hành chính được bãi bỏ, cơ quan chủ trì soạn thảo nêu rõ lý do và lợi ích về chi phí của việc bãi bỏ thủ tục hành chính tại điểm 3 mục II của Bản đánh giá thủ tục hành chính của dự án, dự thảo văn bản tại Phụ lục II (ký hiệu là Mẫu số 01/ĐGTĐ-BC) ban hành kèm theo Thông tư số 03/2022/TT-BTP ngày 10/02/2022.

- Việc tính chi phí tuân thủ thủ tục hành chính đối với thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 11 Thông tư số 03/2022/TT-BTP ngày 10/02/2022 và các quy định sau đây:

+ Cơ quan chủ trì soạn thảo tính chi phí đối với thủ tục hành chính hiện tại, chi phí đối với thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung hoặc chi phí đối với thủ tục hành chính được bãi bỏ. Chi phí tuân thủ thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung được xác định trên cơ sở của chi phí hiện tại sau khi điều chỉnh các nội dung được sửa đổi, bổ sung. Chi phí tuân thủ thủ tục hành chính được bãi bỏ là bằng 0;

+ Lợi ích chi phí của việc sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ là hiệu số giữa chi phí tuân thủ thủ tục hành chính hiện tại và chi phí tuân thủ thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ;

+ Cơ quan chủ trì soạn thảo sử dụng Biểu mẫu tính chi phí tuân thủ thủ tục hành chính trong dự án, dự thảo văn bản tại Phụ lục II (ký hiệu là Biểu mẫu số 04/ĐGTĐ-SCM) ban hành kèm theo Thông tư số 03/2022/TT-BTP ngày 10/02/2022 để tính chi phí tuân thủ thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ.